Innovatie uit frustratie
“Als eigenaar van meerdere apotheken richt ik mij vooral op de overhead en alle processen. Hier in Houten verzorgen we alle logistiek en administratie voor onze zes apotheken in Houten en Utrecht. Juist door die fysieke afstand tot de balie zie ik misschien scherper hoe processen te verbeteren zijn. Die zakelijke kant en dat ondernemerschap zou ook een familietrekje kunnen zijn: mijn oom heeft ooit Stichting Uitgifte Informatie opgezet. Die stichting speelt nog steeds een belangrijke rol bij de kwaliteit van voorlichting en advies in de apotheekpraktijk. En mijn moeder stond aan het begin van de formule Kring Apotheek. Bij mij ontstaat innovatie vaak uit frustratie. Als voorbeeld: ik de medicatiebijlagen centraal gaan regelen, omdat het bijvoegen van kwitanties en bijsluiters onze apotheken te veel tijd kostte. Per apotheek bespaart dat elke dag één of twee uur.”
Over hun schaduw springen
“Het is altijd mijn uitdaging om onderliggende problemen op te lossen in plaats van lapmiddelen in te zetten. Veel van die oplossingen schuilen in technologie. En daar is een wereld te winnen. Het valt me op dat de meeste IT-systemen die op de markt zijn maar op onderdelen een antwoord hebben. Daarmee wordt je bedrijfsvoering snel een lappendeken. Wat ik mis, is een meer integrale aanpak. Die is nodig omdat we met zijn allen voor grote vraagstukken staan: onze marges staan onder druk, de vraag stijgt door vergrijzing en geschikte medewerkers zijn steeds moeilijker te vinden. Tegelijkertijd kampen we meer en meer met medicijntekorten. Dat betekent nee verkopen aan patiënten en dat doen we niet graag: dat is niet leuk voor die patiënten én niet voor onze medewerkers. In het belang van gezamenlijke oplossingen moeten alle ketenpartijen in het apothekersvak over hun eigen schaduw springen. We hebben elkaars kracht en de kracht van technologie nodig om vooruit te komen.”
“Een apotheek heeft meer producten in het schap dan Aldi of Lidl”
Te weinig inzicht en overzicht
“Het domste wat we kunnen doen, is denken dat we er zijn en alles bij het oude houden. Zo denk ik niet en ik weet dat Nafinco ook niet zo denkt. Daarom ben ik destijds direct klant bij ze geworden. Het is een laagdrempelige club waar ze weten hoe belangrijk persoonlijk contact is. Ik heb net meegedaan aan hun klanttevredenheidsonderzoek. Daar heb ik ingevuld dat ik het inhoudelijk sparren met ze heel erg op prijs stel. En dat ik hun eigen ondernemerschap zie en hoe ze ondernemerschap onder apothekers faciliteren. Om al die redenen heb ik met mijn oplossing voor voorraadbeheer ook bij Nafinco aangeklopt. Juist omdat ik geloof dat Nafinco een mooi netwerk is om deze tool nog veel groter te maken. Het idee voor de IT-oplossing ontstond uit ergernis: medewerkers in onze apotheken grepen vaak mis naar medicijnen, hadden overvolle kasten en veel verspilling. Sommige producten kwamen wel vier keer per week binnen, wat dus ook bijna vier keer zoveel tijd kost als één levering. Er was, kortom, te weinig inzicht en overzicht.”
Variabelen van vandaag
“Het voorraadbeheer van apotheken is steeds lastiger geworden. Ten eerste heeft een gemiddelde apotheek meer producten in het schap dan een Aldi of Lidl: minstens 2.000 unieke producten. Die supermarkten bepalen lekker zelf waar en wat ze inkopen, maar wij hebben met zorgverzekeraars en hun preferentiebeleid te maken. Dat zorgt voor enorme wisselingen in het assortiment. Een voorbeeld: het preferentiebeleid waar ONVZ en DSW dit jaar mee starten raakt zo’n 1.300 producten: 58% van het preferente deel. Dat allemaal handmatig aanpassen is niet te doen. Ook hebben we veel last van tekorten. Als een middel er niet is, moet je op zoek naar een alternatief. Als het middel er weer is, moet je niet vergeten je bestellingen daar weer op aan te passen. Een apotheker heeft er een dagtaak aan om met al deze variabelen het assortiment op orde te houden. De meeste bestaande IT-systemen zijn gebouwd voordat het preferentiebeleid bepalend werd voor het voorraadbeheer. Die systemen voldoen niet meer en daarom ben ik in mijn vrije uren gaan bouwen aan een systeem dat wél rekening houdt met alle variabelen van vandaag.”
“Elke apotheker aan wie we de demo tonen, ziet het nut”
Apotheker blijft aan de knoppen
“Na vele uren had ik een systeem uitgedokterd dat in theorie werkte. Toen moest het nog geprogrammeerd worden, maar code lezen lukt me beter dan code schrijven. Tijdens een rondje op de racefiets in de zomer van 2022 maakte ik een koffiestop bij een vriend in de ICT. Die bood aan me te helpen bij het programmeren. Samen hebben we de software ontwikkeld voor een werkend prototype. Daarmee deden we een proef bij acht apotheken. Wat de tool doet, is bestaande afzetdata van een apotheek analyseren en het resultaat matchen met de eigen verdeling van zorgverzekeraars en het actuele preferentiebeleid. Zo kunnen we de ideale voorraad behoorlijk goed voorspellen. Daarbij blijft de apotheker aan de knoppen: die kan nog steeds en zelfs heel makkelijk beslissingen nemen. Bijvoorbeeld welke producten je beslist wel of niet in huis wil hebben. Of dat je vooral de voorraad van dure producten zo laag mogelijk wil houden. In de pilot zagen we snel dat onze software leidt tot minder misgrijpen, minder bestelmomenten en minder verspilling. En daarmee tot meer tijd, meer kostenbesparing en een minder grote CO2-voetafdruk.”
Zeker vijftig apothekers
“Mijn programmeur en ik klopten bij Nafinco aan voor het vervolg. Want we geloven er heilig in dat onze samenwerking niet alleen 1 + 1 = 3 wordt, maar waarschijnlijk zelfs 4, 5 of 6. Gelukkig was er meteen gezonde interesse in wat we ontwikkeld hadden. Nafinco is een sterk netwerk voor apothekers en bovendien niet afhankelijk van één groothandel. We mikken er tenslotte op om met onze software de héle markt te bedienen. SLIM Voorraadbeheer – zo heet onze oplossing inmiddels – sluit ook perfect aan op bestaande tools van Nafinco, zoals SLIM Aanschrijven. Sinds we samen optrekken, zien we dat de behoefte groot is. Elke apotheker aan wie we de demo tonen, ziet het nut. Er zijn nu zeker al zo’n vijftig apothekers die ermee willen werken en als ik een inschatting moet maken, denk ik dat deze software binnen een paar jaar zeker op 200 plekken draait. Vanuit mijn rol in het ontwikkelteam weet ik dat we nooit ophouden om deze tool te verbeteren en nieuwe functionaliteiten toe te voegen. Want stilzitten, dat kan ik niet.”
