“ApotheekAnalyse geeft me grip op mijn toekomst”
“Sinds ik vier jaar geleden Apotheek Caleidoscoop overnam, ben ik steeds beter de groeipotentie gaan zien. Die groei is er op twee vlakken: enerzijds wordt de klantengroep groter door de nieuwbouw en verbouwingen in de wijk en anderzijds zijn we zorginstellingen in de buurt gaan beleveren. Maar we lopen nu tegen de grenzen aan van ons proces en ons pand. Dat roept de vraag op welke processen we moeten aanpassen én hoe we het gebouw het beste kunnen inrichten voor die nieuwe processen. Het antwoord daarop zocht ik in de ApotheekAnalyse.”
Onderbouwd de slimste keuzes
“Er zijn zo ontzettend veel mogelijkheden in de markt, dat je als zelfstandig apotheker soms door de bomen het bos niet ziet. Daarom wilde ik de blik van buiten. Ik klopte aan bij Nafinco, omdat die club me eerder goed heeft geholpen met financieel advies rond de overname. Voor de ApotheekAnalyse zijn Leon van Nafinco en ik gestart met een paar verkennende gesprekken. Hij wilde precies weten hoe ik mijn apotheek run, waar ik tegenaan loop en wat ik van de toekomst verwacht. Ik was niet op zoek naar een snelle slag om bijvoorbeeld personeelskosten te drukken: als doel had ik een complete en heldere analyse om onderbouwd de slimste keuzes te maken. Wat het spannend maakte, is dat de analyse moest leiden tot een optimaal proces én een optimale inrichting met voldoende flexibiliteit om te groeien.”
“In het bestaande proces bleek zeker wat te verbeteren”
Objectief plussen en minnen
“In het bestaande proces van receptverwerking bleek zeker wat te verbeteren. Omdat dat proces nu niet eenduidig genoeg is en te veel handmatige stappen kent, ontwikkelen verschillende medewerkers verschillende werkwijzen. Daardoor zijn ze te veel tijd kwijt met zoeken naar waar iets ligt. De ApotheekAnalyse liet zien dat andere software kan zorgen voor eenvoudiger, beter te beheren en makkelijker te controleren verwerkingsproces. Met minder voorraad en minder verspil. Er zijn behoorlijk wat software-oplossingen op de markt, elk met andere specificaties en een ander prijskaartje. Uiteindelijk kwamen we toch uit bij ApotheekLogistiek van Nafinco. Dat lijkt misschien op de bakker die zijn eigen brood aanprijst, maar het was juist de duidelijke conclusie na het objectief plussen en minnen van alle softwarepakketten die in aanmerking kwamen.”
Minder papierstromen
“Tijdens een werkende demo kon ik direct de voordelen zien van ApotheekLogistiek. Voor onze apotheek is dit het best passende systeem. Niet eens omdat het al helemaal perfect is, maar vooral omdat Nafinco bezig blijft om de software steeds verder te verbeteren. Ik heb bij andere partijen gezien dat er na de aanschaf nauwelijks ontwikkeling meer is. Dat Nafinco het systeem voortdurend beter maakt, geeft me het vertrouwen dat we er ook in de toekomst goed mee kunnen werken. Belangrijk, want je investeert tijd, geld en moeite in zo’n overstap. Voordat we over een paar maanden daadwerkelijk de stap maken, passen we de hardware er al op aan: er komen bijvoorbeeld nieuwe printers en grotere beeldschermen. Ter voorbereiding gaan we een stuk digitaler werken. Met minder papierstromen dus. Dat zal voor onze medewerkers best even wennen zijn.”
“De analyse houdt niet op met het rapport vol adviezen”
Flexibel ingericht op groei
“Na de nieuwe hardware en software is het pand aan de beurt. Met de buitenkant ben ik nog steeds heel blij: dit hoekpand aan het Osdorpplein heeft door de grootte en de vele ramen een heel open en laagdrempelige uitstraling. Binnen is er genoeg om aan te pakken, liet de ApotheekAnalyse zien. Vooral omdat we volgens het Flow-systeem gaan werken, waarbij medewerkers steeds van a tot z één recept afwerken. Dat is efficiënter en maakt medewerkers bovendien breder inzetbaar. De ideale aparte ruimte voor het uitvullen van recepten blijkt op de eerste verdieping te liggen. Omdat grote bakken met medicatie de trap op sjouwen ondoenlijk is, komt er een liftje. Op advies uit de analyse komen in die uitvulruimte geen vaste medicijnkasten, maar mobiele stellingen. We zorgen er zelfs voor dat de muren makkelijk te verplaatsen of af te breken zijn. Zo zijn we flexibel ingericht op de groei die we verwachten.”
Waarde van externe expertise
“Onze klanten gaan het verschil zeker merken: er komt een afhaalautomaat, een meer servicegericht online klantenportaal en mogelijk ook een webshop. Aan de balie zullen ze vooral zien dat onze medewerkers meer tijd voor ze hebben. Zelfs als achter de schermen de drukte toeneemt. Daar zijn we dankzij alle aanpassingen dan goed op berekend. De adviezen uit de ApotheekAnalyse moeten zich natuurlijk nog in de praktijk bewijzen, maar daar heb ik alle vertrouwen in. De analyse houdt ook niet op met het rapport vol bevindingen en adviezen: ik heb met Leon regelmatig contact over alle stappen. Het is heel fijn om zo’n professionele sparringpartner te hebben die je helpt om het grotere plaatje te zien en naast je staat bij de concrete aanpak. Ik hecht zeer aan mijn zelfstandigheid, maar heb niet alle wijsheid in pacht. Externe expertise is veel waard en de ApotheekAnalyse geeft me echt grip op mijn toekomst.”
