Dankzij SLIM Voorraadbeheer duurde de preferentiewissel slechts één ochtend

Vorig jaar rondde hij zijn specialisatie af en in maart neemt hij de rol van beherend apotheker op zich. Met zijn 29 jaar is apotheker Davey Stigters zeker van zijn zaak: “met de tariefdalingen én de cao-ontwikkelingen die straks keihard op ons bord terechtkomen móet je je bedrijfsvoering nog strakker op orde krijgen. Hoe gaan we dit anders ‘handelen’ in de openbare farmacie? Voorraad en logistiek moeten geen stokken in de wielen steken. Het is in deze tijd voorwaardelijk geworden om je processen te stroomlijnen, tijd en kosten te besparen, de patiëntenservice te verbeteren en duurzamer te werken.”

Davey groeide op in Geldermalsen, woont in Wageningen en werkt als tweede apotheker bij Apotheek Hofsteede in de Ruwaard, een wijk met verschillende culturele achtergronden in Oss. Hier is hij inmiddels vier jaar werkzaam. Hij vertelt hoe hij het ziet. Apotheek Hofsteede is een van de zeven samenwerkende apotheken in de regio met twaalfduizend actieve patiënten. Het apotheekteam bestaat uit dertien assistenten, drie AOM’s en twee apothekers. “Veel van onze collega’s werken hier al tientallen jaren. Het is een hecht team dat elkaar goed kent en met plezier samenwerkt,” zegt Davey. Eind 2025 verhuist de apotheek naar het nieuwe gezondheidscentrum de Ruwaard. “Hier werken we nog nauwer samen met huisartspraktijken, fysiotherapie en thuiszorg.”

“De vaste gezichten van ons apotheekteam zijn van grote waarde voor de patiënten, zeker in een wijk met uiteenlopende achtergronden en gezondheidsuitdagingen. Dat vraagt ook iets van onze wijze van communiceren. Zo hebben we wel eens een FTO aan laaggeletterdheid besteed.”

De uitdagingen van voorraadbeheer
Het beheren van de voorraad is in deze tijd een van de grootste uitdagingen voor apotheken. “We hebben te maken met medicijntekorten en nazendingen. Het belang van een efficiënt proces wordt verder versterkt door de schaarste aan apotheekassistenten en de lage zorgtarieven. Je voorraad is een van de weinige kostenposten waaraan je ongezien kunt draaien in de apotheek. Belangrijk dus om slim in te kopen, zodat het gehele apotheekproces vloeiend loopt en zo weinig mogelijk kost. Je moet slim kiezen wat je op voorraad neemt. Veel medicijnen worden anders weggegooid, wat enorm veel geld kost.” Davey noemt SLIM Voorraadbeheer een onmisbare tool om de processen binnen de apotheek te stroomlijnen.

“Het helpt ons niet alleen om verspilling tegen te gaan, maar ook om snel te schakelen bij veranderingen, zoals de preferentiewisselingen van zorgverzekeraars.”

De overstap naar SLIM Voorraadbeheer
Vóór de invoering van SLIM Voorraadbeheer verliep het voorraadbeheer handmatig. “De voorkeuren van zorgverzekeraars moesten steeds met de hand worden aangepast in ons oude systeem. Dat was een tijdrovend en foutgevoelig proces,” vertelt Davey. “Soms hadden we te grote voorraden van bepaalde producten, terwijl andere essentiële medicijnen juist ontbraken.” Davey was nauw betrokken bij de implementatie van SLIM Voorraadbeheer. De software werd eenvoudig geïnstalleerd via een internetbrowser en het inlogproces verliep soepel.

“Vorig jaar volgden we een training, maar toen stond de applicatie nog in de kinderschoenen. Inmiddels zijn alle verbeterpunten verwerkt en zijn we als cluster enthousiast van start gegaan.”

Efficiëntie en tijdswinst
De voordelen van de software werden al snel duidelijk. Tijdens de laatste preferentiewisseling afgelopen januari bespaarde Davey aanzienlijk veel tijd. “Producten liepen netjes uit het assortiment en we zijn gestart net voor 2025, waardoor alle preferentiewisselingen direct meegenomen konden worden, we veel sneller de mutaties konden verwerken en beter 2025 in konden gaan.” Het systeem maakt het mogelijk om producten stapsgewijs uit het assortiment te laten uitlopen en voorkeuren sneller te wijzigen.

“Voorheen moesten we vaak naar de voorraadkast om te controleren of iets er lag. Nu doet SLIM Voorraadbeheer al het voorwerk voor ons, waardoor handmatige werkzaamheden tot een minimum worden beperkt.”

“Waar ik normaal drie tot vier dagdelen bezig was, was ik bij de afgelopen preferentiewissel in een ochtend klaar.”

Betere patiëntenservice
Het efficiënter inrichten van de voorraad heeft ook positieve gevolgen voor de patiëntenservice. “Als we producten direct op voorraad hebben, kunnen we patiënten sneller helpen. Zeker in geval van noodsituaties of medicijntekorten is dat cruciaal. Patiënten hoeven minder vaak terug te komen,” aldus Davey.

Ondersteuning en samenwerking
Davey heeft alleen maar lof over de ondersteuning bij de software: “ik krijg altijd snel reactie, mijn vragen hebben prioriteit en tijdens de drukke periode van de preferentiewisseling is dat zeer prettig.”

Duurzaamheid en toekomst
Het verminderen van verspilling is een belangrijk doel van de apotheek. “We willen duurzamer werken door voorraadtekorten en dode voorraad te minimaliseren. De tool houdt bij hoeveel voorraadwaarde we hebben en helpt om winkeldochters uit te laten lopen,” legt Davey uit.

Op de vraag wat de volgende stap in de automatisering van apotheekbeheer is, blijft Davey realistisch. “Ik zie samenwerking tussen apotheken steeds belangrijker worden. Denk bijvoorbeeld aan het delen van voorraden of het centraliseren van bepaalde logistieke processen, zoals baxteren vanuit één locatie.”

“Toch zal het lokale, persoonlijke contact altijd blijven bestaan, de dossierkennis en samenwerking met de arts. Dat is wat ons onderscheidt van grote online apotheken.”

Advies aan collega’s
Davey raadt collega-apothekers aan om te investeren in efficiënte bedrijfsvoering en dus in de tools van Nafinco die daarbij horen. “Met de huidige cao-ontwikkelingen moeten we op andere manieren besparen. SLIM Voorraadbeheer is geen wondermiddel, maar het draagt zeker bij aan efficiëntie en kostenbeheersing.”

Misvattingen over voorraad-software wil Davey graag de wereld uit helpen. “Sommige collega’s hoor ik wel eens zeggen dat de voorraad toch nooit klopt. Maar dat is geen excuus om hierop niet te investeren! Met SLIM Voorraadbeheer kun je je voorraad voor minstens negentig procent op orde krijgen. Het vergt wel aandacht en een goede inrichting, maar het is zeker haalbaar.”

Tot slot kijkt Davey positief naar de toekomst. “We hebben met SLIM Voorraadbeheer een sterke basis om ook komende veranderingen, zoals de aankomende WGP van april goed op te vangen. Efficiënt werken blijft de sleutel.”