“Nafinco is een belangrijk instrument in mijn toolbox”

Als manager apotheken bij Stroomz in Eindhoven zorgt Pim Poels ervoor dat baliemedewerkers in acht apotheken blind naar medicijnen kunnen grijpen. Zodat ze meer tijd hebben voor hun klanten. Pim vertelt hoe hij via een aantal omzwervingen bij Stroomz belandde en hoe hij de rol van Nafinco nu en in de toekomst ziet.

“Eigenlijk ben ik per ongeluk apotheker geworden. Er kwam niets uit de beroepskeuzetesten die ik op de middelbare school deed. Maar toen mijn ouders een jong stel over de vloer hadden dat enthousiast sprak over hun net afgeronde studie farmacie, werd ik nieuwsgierig. Als echte bètaman beviel de studie me meteen en ik was ervan overtuigd dat mijn toekomst bij een farmaceutisch bedrijf lag. Totdat ik stage liep in een Utrechtse apotheek, waar vooral de balie mijn lievelingsplek werd. Daar ontdekte ik hoe leuk het is om contact te hebben met mensen van allerlei pluimage, voor wie je echt iets kunt betekenen.”

Philips Medische Dienst

“Zo startte ik dus toch als openbaar apotheker. Eerst als waarnemer voor een collega die druk was met het certificeren van zijn zaak. Daar was hij een van de eersten mee. Hoe tevreden hij was, bleek toen hij me op een dag meenam naar een prachtig oud postkantoor in het vestingstadje Heusden en zei: hier gaan we samen een apotheek beginnen. Dat heb ik jaren gedaan en daarna heb ik op verschillende plekken in Nederland apotheken gehad en ook nog een uitstapje gemaakt naar een franchise-organisatie. In 2011 stuitte ik op een vacature bij Stroomz in Eindhoven. Een bijzondere club waarin acht apothekers nauw samenwerken met huisartsen, fysiotherapeuten en tandartsen. Er ligt ook een bijzondere geschiedenis: Stroomz is zo’n veertig jaar geleden voortgekomen uit de Philips Medische Dienst, ooit opgezet om alle medewerkers goede gezondheidszorg te bieden.”

“We bekijken voortdurend waar meer efficiëntie te halen valt” 

Een nieuw model

“Stroomz bedient ongeveer een op de drie Eindhovenaren. In totaal zo’n 80.000 klanten. Wat ik daar wel meteen merkte, was dat de acht apotheken vaak acht verschillende manieren hadden om hun werk te doen. En dat ze veel tijd kwijt waren met zorgen dat medicijnen er zijn. Om dat te verbeteren, hebben we een nieuw model bedacht waarbij we de ‘voor de apotheker doen we alles’ zorg en de logistiek gingen scheiden. Op een zondagochtend heb ik dat idee eerst gepitcht bij mijn vrouw, die ook apotheker is. Gelukkig was ze er enthousiast over, net als een vriend uit de automatisering die ik raadpleegde en een vriend die bij een grote zorgverzekeraar een Lean-traject had begeleid. De kern van mijn idee was een centrale en goed geautomatiseerde logistieke afdeling en een slimme samenwerking op basis van de Lean-principes. Met als doel dat baliemedewerkers op elk moment blind de juiste medicijnen uit een bakje kunnen pakken en zich dus weer helemaal op de klant kunnen richten.”

Stijgers en dalers

“Sinds 2018 verwerken we in ons eigen logistieke centrum elke dag zo’n 1.500 recepten via een systeem met op maat gemaakte software. Er komt nauwelijks papier meer aan te pas. We krijgen hier alle medicijnen geleverd en kunnen de recepten direct verwerken, controleren en distribueren. We houden van alle gangbare medicatie een top 200 bij, zodat we zien wat de stijgers en dalers zijn en dus wat we op voorraad moeten hebben. Wat we hier ook doen, is alle telefonie voor de apotheken afvangen. Voorheen was elke apotheek acht uur per week bezig met telefoontjes beantwoorden. Nu hebben we een centrale telefoniste die klanten te woord staat. We blijven voortdurend kijken waar nog meer efficiëntie te halen valt. Dat doen we in de hele keten en samen met onze huisartsen, fysiotherapeuten en tandartsen. We leggen steeds de vraag op tafel hoe we het voor elkaar én voor de klant makkelijker kunnen maken.”

Meerdere groothandels

“De keuze voor Nafinco was al gemaakt door een vorige manager. Ik ben daar blij mee, want als je met je organisatie scherp aan de wind wilt zeilen, moet je niet alles zelf willen doen. Nafinco heeft een sterke onderhandelingspositie, zodat ik kan rekenen op de beste prijsafspraken. Ze springen ook direct voor je in de bres als er iets misgaat. Onlangs leverde de groothandel een paar keer te laat. Dat is voor ons direct een spaak in het wiel: we kunnen pakketjes niet klaarmaken, de bezorgers kunnen niet op tijd rijden en we krijgen apotheken en klanten op ons dak. Los van de teleurstelling en het gedoe kost het oplossen ons zo een paar duizend euro per dag. Toen ik daar Nafinco over belde, zorgden zij er direct voor dat dit niet nog een keer gebeurde. Het helpt dan dat Nafinco met meerdere groothandels afspraken heeft, waardoor overstappen echt een reële optie is.”

“Het is mooi dat Nafinco nu ook ApotheekCoach in handen heeft”

Zo’n 100.000 extra inwoners

“Elke dag zoek ik naar verbeteringen binnen onze bedrijfsvoering. De kunst is om niet te denken dat je zelf alle wijsheid in pacht hebt, maar je te voeden met kennis, inzichten en meningen van andere professionals. Nafinco is voor mij zo’n belangrijke sparringpartner. De manier waarop de accountmanager en directie van Nafinco met me meedenken, waardeer ik enorm. Bijvoorbeeld over de uitdaging waar de gezondheidszorg in Eindhoven voor staat. De komende tien jaar krijgt deze stad zo’n tienduizenden extra inwoners, terwijl het nu al lastig is om voor iedereen een huisarts te vinden. We zullen de infrastructuur van onze zorg dus moeten aanpassen: omzorgen. Enerzijds door klanten zelfredzamer te maken en de zorg vooral te richten op wie het echt nodig heeft. Anderzijds door nog veel meer te automatiseren. Daar wil Eindhoven als het Nederlandse Silicon Valley graag in vooroplopen. Met het automatiseren van apotheekzorg heeft Nafinco veel ervaring, waar ik graag gebruik van maak.”

Track-and-tracesysteem vervangen

“Het aanpassen van die infrastructuur hoeft zeker geen verschraling van de zorg te betekenen. Juist door bepaalde processen te automatiseren kun je klanten nog meer goede en persoonlijke service bieden. Binnenkort ga ik op bezoek bij de automatiseerder van bol.com om daar de kunst af te kijken. In dat licht is het mooi dat Nafinco nu ook ApotheekCoach in handen heeft, zodat ze apothekers nog meer digitale oplossingen kunnen bieden. Ik ga graag met ze aan tafel om te kijken hoe we ons track-and-tracesysteem kunnen vervangen voor een betere variant. Naast mijn inkoop loopt inmiddels ook al mijn drukwerk via Nafinco. Ik ben benieuwd welke diensten we in de toekomst mogen verwachten. Energie, vastgoed: de mogelijkheden zijn legio. Voor Stroomz blijft Nafinco een belangrijk instrument in onze toolbox, waar we naar grijpen als we aan onze toekomst timmeren. En dat doen we dagelijks.”